No Overtime

프로젝트 계획에 관한 좋은 글이 있어서 소개합니다. 번역이 좀 어설픕니다. 이상한 부분은 원문을 참고하시기 바랍니다.

http://www.projectsmart.co.uk/project-planning-step-by-step.html

Project Planning A Step by Step Guide
by Duncan Haughey, PMP


프로젝트 계획은 프로젝트를 성공으로 이끄는 핵심이다. 어떤 종류의 프로젝트를 맡게 되더라도 가장 먼저 해야 할 일은 프로젝트 계획을 만드는 일이다.

종종 프로젝트 계획은 무시되기도 한다. 하지만 많은 사람들은 프로젝트 계획이 시간과 비용을 절약하고 문제를 해결하는데 도움이 된다는 것을 깨닫지 못한다. 이 글은 간단하고 실용적인 프로젝트 계획법에 대한 내용이다. 이 글이 끝나면 당신은 프로젝트에 사용할 수 있는 올바른 계획법을 가지게 될 것이다.


Step 1 프로젝트 목표

프로젝트는 이해관계자의 요구사항이 충족되었을 때 성공할 수 있다. 이해관계자란 프로젝트에 직접 혹은 간접적으로 영향을 주는 모든 사람을 말한다.

첫 번째 단계에서 중요한 것은 프로젝트의 이해관계자가 누구인지 아는 것이다. 프로젝트의 이해관계자를 찾는 것이 항상 쉬운 일은 아니며, 간접적인 이해관계자가 누구인지 찾는 것은 더욱 어렵다. 이해관계자는 다음과 같은 사람들이다.

• 프로젝트 스폰서
• 프로젝트 산출물을 받는 고객
  
• 프로젝트 결과물의 사용자
• 프로젝트 관리자나 프로젝트 팀
  

일단 이해관계자가 누구인지 알고 나면 그 다음 단계는 그들의 요구사항을 확인하는 것이다. 요구사항을 확인하는 가장 좋은 방법은 당사자와 인터뷰를 하는 것이다. 인터뷰를 통해서 실제로 도움이 되는 진짜 요구사항을 끄집어내기 위한 시간을 가져라. 그들은 종종 프로젝트에 도움이 되지 않거나 프로젝트와 관계가 없는 요구사항에 대해서 이야기할 것이다. 그런 요구사항들은 기록을 해 뒀다가 가장 낮은 우선순위를 할당할 수도 있다.

다음은 모든 인터뷰를 실시하고 나서 모인 요구사항에 우선순위를 매긴다. 우선순위가 매겨진 요구사항 리스트로부터 쉽게 측정할 수 있는 목표를 정해라. 요구사항으로부터 목표를 정하는 방법으로 SMART 원칙을 이용하여 요구사항을 검토하고 목표를 정할 수 있는데 이는 언제 목표가 달성되는지 확인하기 쉬운 방법이다.

일단 일련의 명확한 목표를 정하고 나면 그 목표를 프로젝트 계획에 기록해야한다. 또한 프로젝트 이해관계자들의 요구사항과 기대치를 프로젝트 계획에 포함시키는 것도 유용하다.

이제 프로젝트 계획의 가장 어려운 부분이 끝났다. 다음으로 넘어가서 프로젝트 산출물을 살펴보자.


Step 2 프로젝트 산출물

첫 번째 단계에서 정의한 목표를 이용하여, 목표를 만족하기 위해서 프로젝트의 결과로 전달해야 할 것들의 목록을 만들어라. 목록의 각 아이템이 언제, 어떻게 전달되어야 할지 명기해라.

프로젝트 산출물을 인수할 추정일을 프로젝트 계획에 포함시켜라. 일정이 진행됨에 따라서 더 정확한 추정일이 정해질 것이며, 다음 단계는 이것에 대해서 알아본다.


Step 3 프로젝트 일정

두 번째 단계에서 정의한 각 산출물을 만들기 위한 작업 목록을 만들어라. 각각의 작업에 대해서 다음과 같은 사항을 정해야 한다.

• 작업을 완료하기 위해 필요한 시간
  
• 작업을 수행할 사람

각 업무의 작업량을 결정했다면, 작업을 완료하는데 필요한 시간과 좀 더 정확한 인수 일자를 추정할 수 있다. 프로젝트 계획의 인수 추정일을 더 정확한 날짜로 수정해라.

현재 시점의 계획에서 프로젝트 일정표를 만들기 위해서 Microsoft Project 같은 소프트웨어를 사용할 수도 있다. 아니면 무료로 제공되는 많은 템플릿 가운데 하나를 사용해도 좋다. 모든 산출물과, 작업, 작업시간, 작업을 수행할 사람을 입력해라.

현재 단계에서 일반적으로 생기는 문제는 프로젝트 일정이 당신이 추정한 실제적인 일정이 아니라 스폰서에 의해서 강제로 정해지는 것이다. 이런 상황을 알게 되었다면 프로젝트 스폰서와 즉시 만나야 한다. 이런 상황에서 당신이 가질 수 있는 선택은 다음과 같다.

• 데드라인을 재협상한다. (프로젝트 연기)
• 인원 보충 (비용 증가)
• 프로젝트 범위 줄이기
  

  위외 내용 중 하나를 선택하는 것을 정당화하기 위해서 작성한 프로젝트 일정표를 사용하라.


Step 4. 지원 계획

이번 섹션은 프로젝트 계획 과정의 일부로 반드시 만들어야 하는 계획을 다룬다. 이것은 계획에 직접 포함될 수 있다.

인적 자원 계획
프로젝트에서 중요한 역할을 하는 사람과 조직의 이름을 확인하고, 그들의 역할과 의무를 프로젝트 계획에 명시하라. 그리고, 프로젝트를 수행하는데 필요한 인력의 수와 종류를 명시하라. 각각의 인력에 대해서 작업 시작일, 추정한 작업 기간, 그들을 구하기 위한 방법을 기록하고 이 모든 정보를 한장의 시트로 만들어라.

의사소통 계획
프로젝트에 대해서 누가 정보를 가지고 있기를 원하고, 그들이 어떻게 정보를 얻을 수 있는지를 문서로 만들어라. 가장 일반적인 방법은 월간/주간 진행보고서를 이용하는 것인데, 이 보고서에는 프로젝트 수행과정, 진행된 마일스톤, 다음 기간에 작업할 내용 등을 기록한다.

위험요소 관리(Risk Management) 계획
위험요소 관리는 프로젝트 관리의 중요한 부분이다. 종종 간과될때가 있지만, 프로젝트에 발생할 수 있는 위험요소를 가능한한 많이 찾고, 나쁜 일이 일어날 것을 대비하는 것은 중요하다.

프로젝트가 가질 수 있는 일반적인 위험요소들은 다음과 같다.

• 너무 낙관적으로 시간과 비용을 추정한다.
  
• 고객 리뷰와 피드백 주기가 너무 길다.
  
• 예상하지 못한 예산 삭감
• 명확하지 않은 역할과 의무
• 이해관계자의 의견을 구하지 않거나 그들의 요구사항을 제대로 이해하지 못한다.
• 프로젝트가 시작된 후에 요구사항이 변경된다.
• 프로젝트가 시작된 후에 요구사항이 추가된다.
• 의사사통의 부족으로 인한 오해와 품질 문제, 그리고 재작업
• 작업자의 헌신 결여

위험요소는 단순한 위험요소 로그를 통해 추적할 수 있다. 확인된 각각의 위험요소를 위험요소 로그에 추가하고 위험요소가 실현되지 않도록 하려면 무엇을 해야하는지, 실제로 발생했을 때 무엇을 해야하는지를 기록하라. 위험요소 로그를 프로젝트 기간동안 주기적으로 검토하라. 위험요소를 무시한다고 해서 위험요소가 사라지지 않는다는 것을 기억해라.

축하한다. 모든 단계를 거쳤다면, 당신은 훌륭한 프로젝트 계획을 가졌을 것이다. 프로젝트를 진행하면서 프로젝트 계획을 갱신하는 것을 잊지말고, 계획에 비추어 프로젝트 진행을 측정해라.